第一步：创建或加入代表处

在系统中创建代表处，或加入已有的代表处。创建代表处时，必须提交代表处登记证、首席代表身份证明（中国大陆身份证、港澳回乡证、台胞证或国外护照）、经会计师事务所审计的费用收支报告等信息，代表处信息每两届一审。

可选择是否上传由政府主管部门审核通过的代表处年度报告：选择“否”，则本届不再允许上传，只能获得免费证件名额；选择“是”并经大会审核通过后，除免费证件名额外，还可获得收费证件名额。

第二步：申请证件

代表处人员申请证件时，需提交身份证、代表证或本代表处开具的工作证明（须有代表处盖章或首席代表签字）、个人证件照、名片等个人信息，每届一审。 

每家代表处可获得4个免费证件名额，证件全届有效，大会将提前制作并提供免费邮寄服务。

代表处的收费证件名额将根据代表处年度报告中的工作人员数量配置，配置规则如下：

收费证件费用为300元/天+50元工本费，申请人提交申请后，可选择线上支付，或于10月12日后前往广交会现场办证点线下支付。支付完成后凭申请二维码或身份证原件在现场办证点办理取证，可跨期办理。

已进馆使用的证件不允许退款，未进馆使用的证件可以退款。线上支付的证件，需在今年12月4日前在线上申请退款；线下支付的证件，需在今年11月4日前在广交会现场办证点申请退款。

9月1日-11月4日

在系统提交身份证、中国护照/往来港澳通行证/往来台湾通行证、一年以上境外有效工作签证/签注（办理证件时仍在有效期内）和最近一次入境记录（不早于2025年8月1日）等信息，并在办理证件时交验以上证件原件和入境原始记录。

当届有效的免费采购代表证。